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기록 관리

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목차

1. 개요

기록 관리는 조직이나 개인이 법적 의무를 수행하거나 사업 거래를 수행하는 과정에서 생성, 수신 및 유지되는 정보를 관리하는 활동이다. 기록은 사건의 증거로 작용하며, 적절한 기록 관리는 이러한 특징을 보존하는 데 도움을 준다. 기록 관리에는 기록의 정의, 목적, 용어, 이론, 실무 및 개념이 포함된다. 기록 수명 주기, 기록 연속체 이론, 기록 관리자의 역할, 변호 가능한 솔루션, 기록 분류, 기록 보존 일정 등이 기록 관리의 주요 요소이다. 기록 관리는 물리적 기록 관리와 디지털 기록 관리로 나뉘며, 디지털 기록 관리는 진본성, 신뢰성, 보존에 어려움이 있다. 현대 사회에서 기록 관리는 규정 준수, 보안, 투명성, 인터넷 및 소셜 미디어의 영향, 종이 기록의 전자 형식 변환 등 다양한 쟁점에 직면해 있다. 한국에서는 공공기록물 관리에 관한 법률, 국가기록원, 기록 관리 교육 및 전문가 양성 등을 통해 기록 관리가 이루어지고 있다.

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기록 관리

2. 기록 관리의 개념

기록은 조직이나 개인이 특정 활동이나 업무를 수행하는 과정에서 생성하거나 수신하여 그 증거로서 의식적으로 보존하는 정보 자산을 의미한다.[2] 기록 관리는 이러한 기록을 체계적으로 관리하는 활동 전반을 지칭하며, 기록이 가진 증거로서의 가치를 유지하고 필요시 효과적으로 활용하는 것을 핵심 목적으로 삼는다. 이를 위해 공식적인 관리가 필요한 기록과 단순 참고용 사본이나 초안과 같은 비기록을 구분하여 다루는 것이 중요하다.

2. 1. 기록의 정의

'''기록'''의 개념은 다양하게 정의된다. ISO 15489-1:2016은 "법적 의무를 수행하거나 사업 거래를 수행하는 과정에서 조직 또는 개인에 의해 증거 및 자산으로 생성, 수신 및 유지되는 정보"로 ''기록''을 정의한다.[2] 기록 관리에는 여러 목적과 이점이 있지만, 이 정의는 기록의 핵심 특징이 사건의 증거로 작용할 수 있다는 점을 강조한다. 적절한 기록 관리는 기록의 이러한 특징을 보존하는 데 도움을 줄 수 있다.

최근의 포괄적인 연구에서는 기록을 참여자 또는 관찰자에 의해 기록되거나 생성된 "활동의 지속적인 표현"으로 정의했다.[6] 이러한 거래적 관점은 기록의 결정과 의미 형성 과정에서 맥락과 과정의 중요성을 부각시킨다. 이는 기록의 증거적 및 정보적 속성을 강조했던 이전의 정의들과 대비된다.[7]

조직 환경에서 기록은 사업 거래 또는 법적 의무의 수행이나 준수를 위해 조직에서 생성하거나 수신한 자료로 정의되기도 한다.[8][9] 이러한 조직적 정의는 기록의 유기적 집합체, 즉 "행정 기관 또는 그 기관에서 공식적으로 수신하거나 생성한 서면 문서, 도면 및 인쇄물"을 다루었던 초기 기록 보관소 이론에서 비롯되었다.[10][11]

2. 2. 기록 관리의 목적

ISO 15489-1:2016에서는 '기록'을 "법적 의무를 수행하거나 사업 거래를 수행하는 과정에서 조직 또는 개인에 의해 증거 및 자산으로 생성, 수신 및 유지되는 정보"로 정의한다.[2] 기록 관리에는 여러 목적과 이점이 있지만, 이 정의에서 알 수 있듯이 기록의 핵심 특징은 사건의 증거로 사용될 수 있다는 점이다. 따라서 기록 관리의 주된 목적은 기록이 가진 증거로서의 특징을 잘 보존하는 데 있다.

최근 연구에서는 기록을 참여자나 관찰자가 기록하거나 생성한 "활동의 지속적인 표현"으로 보기도 한다.[6] 이러한 관점은 기록의 의미를 파악하는 데 있어 맥락과 과정의 중요성을 강조한다. 반면, 이전의 정의들은 기록의 증거적 속성과 정보적 속성에 더 중점을 두었다.[7] 조직 환경에서 기록은 사업 거래나 법적 의무를 수행하거나 준수하기 위해 조직이 만들거나 받은 자료를 의미한다.[8][9] 이러한 조직적 정의는 초기의 기록 보관소 이론에서 비롯되었는데, 이는 기록을 유기적인 집합체, 즉 "행정 기관 또는 그 기관에서 공식적으로 수신하거나 생성한 서면 문서, 도면 및 인쇄물"로 보았다.[10][11]

3. 기록 관리 용어


  • '''기록 선언''': 문서를 공식적으로 기록으로 지정하여 관리 대상으로 삼는 행위를 말한다. 일단 기록으로 선언되면, 해당 기록은 변경될 수 없으며 정해진 규칙 내에서만 폐기될 수 있다.
  • '''접근 통제''': 기록에 대해 누가, 어떤 상황에서 접근할 수 있는지를 규제하는 것을 의미한다. 기밀 기록의 경우 잠금 캐비닛 보관이나 접근 기록 추적 같은 물리적 통제가 사용될 수 있다. 디지털 기록 시스템에서는 역할 기반 접근 통제를 통해 직원의 역할에 따라 보기, 변경, 삭제 등의 권한을 부여할 수 있으며, 기록의 무결성을 위해 모든 접근 및 변경 사항을 기록하는 감사 추적(Audit Trail) 기능을 유지하기도 한다.
  • '''비활성 기록''': 현재 업무에는 더 이상 필요하지 않지만, 보존 기간이 만료될 때까지 보존되는 기록이다. 이는 향후 업무적, 법적, 재정적 또는 역사적 가치를 가질 수 있기 때문에 일정 기간 또는 영구적으로 유지될 수 있다.
  • '''활성 기록''': 현재 업무 수행에 필요하며 자주 사용되는 기록으로, 일반적으로 사용자와 가까운 곳에 보관된다.
  • '''재해 복구 계획''': 재해 발생 시 조직이 중요한 업무 기능을 복원하고 손상되거나 위협받는 기록을 복구하는 방법을 상세히 기술한, 서면으로 작성되고 승인된 절차를 말한다.
  • '''보존 기간''': 기록을 보존해야 하는 기간을 의미하며, 이 기간이 만료되고 법적 보존 필요성이 없을 경우 기록은 파기, 이관 또는 영구 보존 등의 최종 처분 절차를 밟게 된다.

4. 기록 관리 이론

기록 관리 이론은 기록의 생성부터 관리, 보존, 그리고 최종적인 폐기까지의 전 과정을 체계적으로 다루는 접근 방식이다. 주요 이론으로는 기록 수명 주기와 기록 연속체 이론 등이 있으며, 이는 기록 관리의 다양한 측면을 이해하는 데 도움을 준다.

4. 1. 기록 수명 주기

기록 수명 주기는 기록이 만들어져서 최종적으로 폐기될 때까지 거치는 여러 단계를 말한다. 특히 현대의 전자 시스템 환경에서는 기록이 매우 빠르게 늘어난다. 조직이 사업을 운영하면서 기록은 계속해서 생성되고 저장된다. 예를 들어, 제품 결함에 대한 내부 보고서, 외부 공개 및 규제 감사를 위한 재무제표, 기업의 로고 변경(이전 로고 폐기 및 새 로고 등록) 등이 모두 기록 생성의 예시에 해당한다.

기록 수명 주기의 주요 단계에는 기록의 생성, 수정, 이동(보관 장소 변경 등), 폐기 등이 포함된다.

기록 수명 주기 전체 과정에서는 보안, 개인 정보 보호, 재해 복구, 새로운 기술 도입, 기업 합병 등 다양한 문제들이 발생할 수 있다. 이러한 문제들은 기록 및 정보 관리 전문가가 다루어야 할 중요한 과제이다. 기록 및 정보 관리 전문가는 조직의 정보 자산을 관리하고 보호하는 핵심적인 역할을 수행하며, 관련 법규와 관리 원칙 및 모범 사례에 따라 기록의 생성, 접근, 배포, 저장, 폐기 과정을 효율적이고 비용 효과적으로 관리한다.

4. 2. 기록 연속체 이론

기록 연속체 이론은 시공간에 걸쳐 여러 맥락과 관련하여 기록 관리 활동을 이해하고 탐구하는 데 도움이 되는 추상적인 개념 모델이다.

5. 기록 관리 실무 및 개념

ARMA은 기록 관리를 조직의 기록 및 정보의 수명주기 전반에 걸쳐 관리하는 것으로 정의한다. 여기에는 생성, 수령, 유지보수, 사용 및 폐기가 포함되며, 기록을 관리하는 데 필요한 정보 시스템과 정보 보안도 포함된다.[14] 기록물 관리 전문가는 조직의 기록물을 관리하는 사람이다.
기록 관리의 실제적인 측면은 다음과 같다:


  • 기록 관리 프로그램 계획[15]
  • 기록 보존 일정 준수 여부 확인
  • 기록물의 식별, 분류 및 보관
  • 기록물의 폐기 (적절한 보존 기간 및 기타 요인에 따라)
  • 보존 또는 파기 정책이 소송 또는 규제 조치와 충돌하는지 확인
  • 새로운 기록 관리 시스템 개발
  • 기록 관리 직원 감독

5. 1. 기록 관리자의 역할

기록 관리자는 조직 내에서 기록 관리를 담당하는 사람이다.

ISO 15489-1:2001의 4항에 따르면 기록 관리는 다음을 포함한다.

  • 정책 및 표준 설정
  • 책임과 권한 할당
  • 절차 및 지침 수립 및 공표
  • 기록의 관리 및 사용과 관련된 다양한 서비스 제공
  • 기록 관리를 위한 특수 시스템의 설계, 구현 및 관리
  • 기록 관리를 비즈니스 시스템 및 프로세스에 통합


따라서 기록 관리 실무는 다음과 같은 작업을 포함할 수 있다.

  • 조직의 정보 요구 사항 계획
  • 캡처가 필요한 정보 식별
  • 기록과 관련된 정책 및 실무(조직 및 폐기 포함)의 개발, 승인 및 시행
  • 단기 및 장기적인 물리적 기록 및 디지털 정보 보관을 포함하는 기록 보관 계획 개발
  • 기록 식별, 분류 및 보관
  • 비즈니스 기밀성, 데이터 개인 정보 보호 및 공공 접근 요구 사항의 균형을 맞추면서 내부 및 외부의 기록 접근 조정
  • 지정된 보존 기간에 따른 기록 식별 및 유지 관리
  • 운영상의 이유로 더 이상 필요하지 않은 기록의 폐기에 대한 보존 정책 실행. 조직 정책, 법적 요구 사항 및 기타 규정에 따라 파기하거나 기록 보관소에 영구적으로 보존할 수 있다.

5. 2. 변호 가능 솔루션 (Defensible Solutions)

변호 가능한 솔루션이란 작업 수행 방식과 이유를 명확하게 문서화된 정책, 프로세스, 절차로 뒷받침할 수 있는 해결책을 의미한다. 또한, 조직이 정해진 규칙을 최대한 지키고 있음을 증명하는 명확한 행동 패턴 증거를 갖춘 솔루션을 말한다.[14]
변호 가능성은 기록의 생성부터 폐기까지 이어지는 기록 수명 주기의 모든 단계에 적용되지만, 특히 기록을 파기하는 과정에서 매우 중요하다. 이를 변호 가능한 처분 또는 변호 가능한 파기라고 부르기도 한다. 이는 조직이 기록 파기에 대한 명확한 기준(누가, 왜, 어떻게, 언제, 어디서 파기하는지 등)을 마련하고 이를 증명하는 데 도움을 준다.[15] 조직은 이러한 과정을 통해 기록 파기에 대한 법적 책임을 다할 수 있다.

5. 3. 기록 분류 (Classification)

기록 관리자는 기관에서 생성하고 유지하는 기록을 논리적으로 구성하기 위해 기록의 분류 또는 범주화를 사용한다.[16] 이러한 분류는 기록의 생성, 구성, 보관, 검색, 이동 및 폐기와 같은 기능에 도움이 된다.[16] 기록의 분류는 분류법의 설계, 유지 관리 및 적용을 통해 이루어지며, 이를 통해 기록 관리자는 다양한 특성에 따라 기록을 범주화, 태깅, 세분화 또는 그룹화하는 등의 기능을 수행할 수 있다.[17]

분류의 최상위 수준은 물리적 기록과 전자 기록으로 나눌 수 있다. (다만, ISO 15489와 같은 국제 표준에서는 기록 매체보다는 기능에 따른 분류를 권장하고 있는데, 이는 법률에서 기록을 매체와 관계없이 특정 종류의 정보로 정의하기 때문이다.)

  • '''물리적 기록''': 종이와 같이 만질 수 있고 물리적인 공간을 차지하는 기록이다.
  • '''전자 기록''': 흔히 '''디지털 기록'''이라고도 하며, 정보기술 장치를 통해 생성되고 사용되는 기록이다.


기록은 내용과 목적에 따라 다음과 같이 분류될 수도 있다.

  • '''전사 기록''': 특정 기능이나 분야에 관계없이 대부분의 조직에서 공통으로 사용하는 기록을 의미한다. 주로 조직의 일상적인 운영과 관련되며, 소송, 직원 관리, 컨설턴트 또는 계약업체 관리, 고객 관리, 구매, 판매, 계약 등 다양한 분야의 기록이 포함될 수 있다. 이러한 기록은 영리 기업, 비영리 단체, 정부 기관 등 다양한 유형의 조직에서 생성되고 사용된다.
  • '''산업 기록''': 특정 산업 또는 여러 산업 분야에 공통으로 적용되는 기록을 말한다. 예를 들어, 의료 산업 기록(예: 건강 보험 이동성 및 책임에 관한 법률), 제약 산업 기록, 식품 산업 기록 등이 있다.
  • '''소송 보존 기록''': 법률 고문이나 규정 준수 담당자의 지시에 따라 일정 기간 동안 의무적으로 보존해야 하는 기록이다. 주로 규정 준수 감사나 소송에 대비하기 위한 목적으로 보존된다. 이러한 기록에는 일반적인 기업 기록이나 산업 기록 분류 외에 '소송 보존'이라는 추가적인 특성이 부여된다. 소송 보존 관련 정보로는 보존 필요 여부를 나타내는 플래그, 보존을 지시한 조직, 보존 이유, 보존 기간, 보존 위치 등이 포함될 수 있다.

5. 4. 기록 보존 일정 (Records Retention Schedule)

기록 보존 일정은 특정 유형의 기록을 폐기하기 전에 얼마나 오랫동안 보존해야 하는지를 명시하는 문서이다. 이는 종종 기록 보존 평가 개념과 해당 관할 구역 내의 비즈니스 및 법적 맥락 분석을 통해 개발된다. 보존 일정을 효과적으로 활용하고 시행하려면 여러 관련 지침을 마련해야 한다.[18]

6. 물리적 기록 관리

물리적 기록 관리는 조직의 기록과 정보를 효과적으로 관리하기 위한 중요한 활동이다. ARMA International은 기록 관리를 "조직의 기록 및 정보를 캡처, 생성, 액세스, 배포, 사용, 저장, 보안, 검색 및 처분하기 위한 정책, 시스템 및 절차를 수립하고 구현하는 데 책임이 있는 관리 분야"로 정의한다. 기록 관리 원칙과 자동화된 기록 관리 시스템은 기록의 수명 주기 동안 기록의 캡처, 분류 및 지속적인 관리를 지원한다.

물리적 기록 관리는 기록의 전체 수명 주기에 걸쳐 이루어지며, 주요 단계는 다음과 같다.


  • 기록 식별: 법적 증거 등으로 활용될 기록의 진위 여부를 확인하는 과정이다.
  • 기록 보관: 기록을 안전하고 접근 가능하게 보관하는 과정이다.
  • 기록 검색 및 유통: 필요한 기록을 찾아내고, 보관 장소 외부에서의 이동을 추적하는 과정이다.
  • 기록 폐기: 보존 기간이 만료되거나 더 이상 필요 없는 기록을 규정에 따라 처리하는 과정이다.


이러한 관리 시스템은 색인 카드와 같이 종이 기반일 수도 있고, 도서관에서 사용되는 시스템이나 전자 기록 관리 응용 프로그램과 같은 컴퓨터 시스템일 수도 있다. 물리적 기록 관리는 다양한 전문 지식을 필요로 하는 복합적인 분야이다.

상업적으로 이용 가능한 제품들은 기록의 생성부터 폐기까지 전 과정을 관리하는 데 도움을 주며, 일부 시스템은 물리적 파일 추적을 위해 RFID 기술을 활용하기도 한다.

6. 1. 기록 식별 및 인증

어떤 기록이 법적인 증거로 제시될 때는 그것이 진본임을 입증해야 한다. 필요한 경우, 법의학 전문가는 해당 문서나 유물이 위조되지 않았는지, 손상되거나 수정된 내용은 없는지 등을 검사하여 확인한다. 심층적인 조사가 필요할 때는 현미경 관찰, X선 촬영, 방사성 탄소 연대 측정, 화학 분석 등의 과학적인 방법을 동원하기도 한다. 이러한 수준의 인증은 드물지만, 조직의 기록 생성 및 보존에 특별한 주의를 기울여야 한다.

6. 2. 기록 보관

기록은 필요할 때 쉽게 접근할 수 있으면서도, 환경적인 요인으로 인한 손상으로부터 보호될 수 있도록 보관해야 한다. 일반적인 종이 문서는 사무실의 파일 캐비닛에 보관할 수 있다. 하지만 일부 조직에서는 온도와 습도를 조절하는 등 특수한 환경 제어 장치가 갖춰진 파일 보관실을 이용하기도 한다.

중요 기록의 경우, 화재, 홍수, 지진, 전쟁 등 재해로부터 안전하게 보호하기 위해 재해 방지 설비가 된 금고나 저장고에 보관해야 할 수도 있다. 매우 중요한 기록물, 예를 들어 원본 미국 헌법과 같은 경우에는 재해로부터의 보호뿐만 아니라 대중의 접근성까지 고려하여 보관 방법을 결정해야 한다.

기록 보관실을 만들 때는 종이 기록물과 파일 캐비닛, 선반 등의 무게를 건물 구조가 견딜 수 있는지 확인하기 위해 전문가(예: 토목 기사)의 검토가 필요할 수 있다. 과거에는 일부 군함을 설계할 때 종이로 된 운영 절차 문서의 무게까지 고려하여 배의 균형(밸러스트)을 맞추기도 했다. (물론 현대에는 많은 정보가 전자적으로 저장되면서 이런 경우는 줄어들었다.)

기록을 조직 내부 공간에 보관하는 것 외에도, 많은 조직에서는 별도의 외부 기록 보관 시설을 직접 운영하거나 전문적인 상업 기록 센터 서비스를 이용하기도 한다.

6. 3. 기록 검색 및 유통

기업은 기록을 보관할 수 있을 뿐만 아니라 감사나 소송과 같은 특정 목적을 위해 필요하거나 폐기해야 할 경우를 대비하여 기록을 검색할 수 있는 적절한 역량을 갖추어야 한다. 전자 기록을 처리할 때, 특히 발견을 위해 적절하게 태그가 지정되거나 분류되지 않은 경우 기록 검색 기능은 복잡해질 수 있다.

기록이 일반적인 보관 구역에서 벗어나 있는 동안 추적하는 것을 유통이라고 한다. 이는 종종 간단한 서면 기록 절차로 처리된다. 그러나 많은 현대 기록 환경에서는 바코드 스캐너 또는 RFID(무선 주파수 식별) 기술을 포함하는 컴퓨터 시스템을 사용하여 기록의 이동을 추적한다. 이러한 시스템은 기록의 무단 이동을 식별하기 위한 주기적인 감사에도 사용될 수 있다.

6. 4. 기록 폐기

기록 폐기는 단순히 기록을 없애는 파기만을 의미하지는 않는다. 역사적 가치가 있는 기록을 기록 보관소나 박물관, 또는 개인에게 이전하는 것도 기록 폐기의 한 형태이다. 조직이 기록을 폐기하거나 파기하는 주된 이유 중 하나는 관리해야 할 종이 기록의 양이 너무 많거나, 현재 사용 중인 기록에 접근하기 어렵기 때문이다.

기록의 파기는 반드시 법률, 법규, 규정 또는 조직 내부의 운영 절차에 따라 공식적인 승인을 받아야 한다. 또한, 기록에 담긴 정보가 실수로 외부에 알려지는 것을 막기 위해 신중하게 처리되어야 한다. 이 과정은 조직의 최고 결정권자가 승인한 기록 보존 기간 설정 및 관련 정책과 절차를 따르는 것에서 시작하며, 모든 과정은 명확하게 문서로 남겨야 한다. 어떤 기록이 폐기되었는지 목록을 만들고, 해당 기록이 확실히 파기되었음을 증명하는 인증서와 함께 보관해야 한다.

기록을 폐기할 때는 단순히 쓰레기통에 버려서는 안 된다. 대부분의 조직에서는 기록을 파쇄하거나, 잘게 부수는 분쇄 과정을 거치거나, 소각하는 등의 방법을 사용하여 안전하게 파기한다.

7. 디지털 기록 관리

기록 관리의 일반 원칙은 모든 형식의 기록에 적용되지만, 디지털 기록은 물리적 실체가 없어 내용, 맥락, 구조를 보존하고 보호하는 데 특수한 어려움이 따른다. 이는 기록의 진본성, 신뢰성 확보에 중요한 영향을 미친다.

이러한 문제를 해결하기 위해 전자 시스템의 영구적이고 진본적인 기록에 대한 국제 연구(InterPARES) 프로젝트와 같은 국제적인 연구가 활발히 진행되고 있으며, 디지털 기록의 신뢰성, 정확성, 진본성을 보장하기 위한 이론과 방법론 개발에 힘쓰고 있다. 브리티시컬럼비아 대학교의 도서관, 기록 보관 및 정보 연구 학교에 기반을 둔 InterPARES 프로젝트는 전 세계 연구자들의 협력을 통해 이러한 목표를 추구한다.

또한, 디지털 기록을 효과적으로 관리하기 위한 컴퓨터 시스템의 기능 요구 사항에 대한 표준화 노력도 이루어지고 있다. 미국 국방부,[12] 영국 국립 기록 보관소, 유럽 위원회[19] 등에서 관련 표준 및 사양(MoReq2 등)을 개발하여 보급하고 있다. 유럽 위원회의 MoReq(전자 기록 관리를 위한 모델 요구 사항) 사양은 최소 12개 언어로 번역되어 널리 활용되고 있다.

기술의 빠른 발전으로 인한 소프트웨어 노후화는 디지털 보존의 중요성을 부각시킨다. 기록의 장기적인 접근성과 가독성을 확보하기 위한 연구가 진행 중이며, 호주 멜버른의 빅토리아 공공 기록 보관소 (PROV)가 발표한 빅토리아 전자 기록 전략 (VERS)와 같이 실제적인 보존 전략 및 표준 개발 사례도 나타나고 있다. VERS 표준은 빅토리아 주 정부 부서 전체에서 채택되었으며, PROV는 일반 대중이 영구 기록에 접근할 수 있는 디지털 아카이브를 구축했다. 뉴질랜드 기록 보관소 역시 유사한 디지털 아카이브를 구축하고 있다.

특정 분야에서는 디지털 기록 관리의 기준이 아직 명확하지 않은 경우도 있다. 예를 들어, 전자 세금 기록의 경우 미국 국세청과 같은 세무 당국이 인정하는 디지털 기록의 범위([https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p583.pdf 간행물 583], [https://www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb97-13.pdf 회보 1997-13] 참조)에 대한 논의가 진행 중이며, 종이 기록을 JPEG, PNG, PDF 등의 형식으로 스캔한 사본의 인정 여부가 불분명한 상황이다.

7. 1. 디지털 기록 관리의 과제

기록 관리의 일반 원칙은 모든 형식의 기록에 적용되지만, 디지털 기록은 특정한 문제를 제기한다. 기록이 물리적 실체를 갖지 않을 때 기록의 내용, 맥락, 구조를 보존하고 보호하는 것이 더 어렵기 때문이다. 이는 기록의 진본성, 신뢰성 및 무결성에 중요한 영향을 미친다.

디지털 기록 관리에 대한 많은 연구가 진행 중이다. 전자 시스템의 영구적이고 진본적인 기록에 대한 국제 연구(InterPARES) 프로젝트는 이러한 노력의 한 예이다. 브리티시컬럼비아 대학교의 도서관, 기록 보관 및 정보 연구 학교에 기반을 둔 InterPARES 프로젝트는 디지털 기록의 신뢰성, 정확성, 진본성을 보장하기 위한 이론과 방법론을 개발하기 위해 전 세계 연구자들이 협력하는 프로젝트이다.

디지털 기록을 관리하기 위한 컴퓨터 시스템의 기능적 요구 사항은 미국 국방부,[12] 영국 국립 기록 보관소, 유럽 위원회[19] 등에서 제시되었다. 특히 유럽 위원회는 MoReq2(전자 기록 관리를 위한 모델 요구 사항) 사양을 개발했으며, 이는 최소 12개 언어로 번역되었다.

기술의 빠른 변화는 디지털 기록 관리의 또 다른 과제이다. 기록을 생성하는 데 사용된 소프트웨어가 쓸모없게 되면 해당 기록을 읽을 수 없게 될 수 있다. 따라서 시간이 지나도 디지털 기록에 접근하고 읽을 수 있도록 보장하는 것이 중요하다. 이러한 문제를 해결하기 위해 디지털 보존 분야에서 상당한 연구가 이루어지고 있다. 예를 들어, 호주 멜버른의 빅토리아 공공 기록 보관소 (PROV)는 영구 전자 기록의 보존, 장기 보관 및 접근을 위한 표준을 담은 빅토리아 전자 기록 전략 (VERS)을 발표했다. VERS 표준은 모든 빅토리아 주 정부 부서에서 채택되었으며, PROV는 일반 대중이 영구 기록에 접근할 수 있도록 디지털 아카이브를 구축했다. 뉴질랜드 기록 보관소 역시 디지털 아카이브를 구축하고 있다.

전자 세금 기록 관리 또한 명확한 기준이 필요하다. 전자 세금 기록은 국세청(IRS)과 같은 세무 기관에서 요구하는 컴퓨터 기반의 기록이다. 그러나 개념이 비교적 새롭기 때문에 IRS가 어떤 디지털 기록을 허용하는지에 대한 혼란이 있다. 관련 내용은 IRS 간행물 583과 회보 1997-13에서 다루어졌지만, 구체적인 지침은 부족하다. 종이 기록을 스캔하여 디지털 사본으로 변환하려는 기업이나 개인은 위험을 감수해야 할 수 있다. 예를 들어, IRS 감사관이 공제된 지출 항목에 대한 구매 영수증의 JPEG, PNG, PDF 형식 스캔 사본을 인정할지 여부가 불분명하다.

7. 2. 디지털 기록 관리 시스템

전자 문서 및 기록 관리 시스템(EDRMS, Electronic Document and Records Management System)은 기록을 컴퓨터 프로그램 또는 프로그램의 집합을 이용하여 추적하고 저장하는 시스템이다.[12] 이는 단순히 문서를 스캔하여 이미지로 만드는 문서 이미징 시스템이나 일반적인 문서 관리 시스템과는 구별되며, 기록 관리자의 특정 요구사항에 맞춰진 보안 및 감사 추적 기능 등을 제공하는 것이 특징이다.

디지털 형태의 기록은 물리적인 실체가 없기 때문에 내용, 맥락, 구조를 보존하고 보호하는 것이 종이 기록보다 더 복잡하다. 이러한 기록의 진본성, 신뢰성, 무결성을 보장하는 것은 디지털 기록 관리의 중요한 과제이며, 이를 위한 연구와 표준 개발이 활발히 이루어지고 있다. 전자 시스템의 영구적이고 진본적인 기록에 대한 국제 연구(InterPARES) 프로젝트는 디지털 기록의 신뢰성, 정확성, 진본성 확보를 위한 이론과 방법론 개발을 목표로 하는 대표적인 국제 협력 연구 사례이다.[2]

디지털 기록 관리 시스템이 갖춰야 할 기능에 대한 여러 표준과 요구사항이 제시되었다.

  • 미국 국방부 표준 (DoD 5015.2-STD): 미국 국방부가 2007년 제정한 DoD 5015.02-STD는 전자 기록 관리 시스템의 기능적 요구사항을 정의한 대표적인 표준이다.[12] 미국 국립 문서 기록 관리청(NARA)은 이 표준을 자동화된 환경에서 기록 관리의 기본적인 과제를 해결하기 위한 적절한 기반으로 공식 승인하였다.[21] 시스템 공급업체는 합동 상호 운용성 테스트 사령부(JITC)의 검증 절차를 통해 이 표준을 준수함을 인증받을 수 있다.[22]

  • 영국 국립 문서 보관소 (TNA) 요구사항: 영국의 영국 국립 문서 보관소는 전자 기록 관리 소프트웨어 시장 발전을 촉진하기 위해 1999년과 2002년 두 차례에 걸쳐 기능 요구사항을 발표했다.[23] 2002년 요구사항을 기반으로 한 소프트웨어 평가 프로그램이 운영되었으나, 현재 이 테스트 프로그램은 종료되었다. 그럼에도 2002년 요구사항 자체는 여전히 유효한 기준으로 참고되고 있다.

  • 유럽 연합 집행위원회 MoReq: 유럽 연합 집행위원회는 DLM 포럼의 제안과 IDA 프로그램(후에 IDABC 프로그램으로 이어짐)의 자금 지원을 받아 2001년 전자 기록 및 문서 관리에 대한 모델 요구사항인 MoReq(Model Requirements for the Management of Electronic Records)을 발표했다.[24][31] 이는 공식적인 법적 표준은 아니지만, 유럽을 중심으로 사실상의 표준(de facto standard)으로 널리 인정받고 참조된다.[25][26][27][28][29] 2008년에는 주요 업데이트 버전인 MoReq2가 발표되었으며,[30] 여기에는 소프트웨어 테스트 프레임워크와 XML 스키마 등이 포함되었다. MoReq2 준수 테스트 체계는 2008년 12월 DLM 포럼 컨퍼런스에서 합의되었다.


이 외에도 호주 국립 문서 보관소(NAA)가 2006년에 전자 기록 관리 시스템 소프트웨어(ERMS) 기능 사양을 발표했고,[32] 뉴질랜드 국립 문서 보관소는 2005년 공공기록법에 따라 전자 기록 관리 시스템 표준(표준 5)을 발표하는 등[33] 각국에서 관련 표준 및 지침을 마련하고 있다.

7. 3. 전자 세금 기록

전자 세금 기록은 IRS와 같은 세무 기관에서 요구하는 컴퓨터 기반의 기록을 말한다. 이 개념은 비교적 새로운 것이어서, 어떤 디지털 기록이 IRS에서 인정되는지에 대해 상당한 혼란이 존재한다. 이 문제는 IRS의 [https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p583.pdf 간행물 583]과 [https://www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb97-13.pdf 회보 1997-13]에서 다루어졌으나, 구체적인 지침은 부족한 실정이다.

따라서 종이 기록을 스캔하여 전자 사본으로 대체하려는 기업이나 개인은 주의가 필요하다. 예를 들어, IRS 감사 시 지출 증빙을 위한 구매 영수증의 JPEG, PNG, PDF 형식 스캔본이 인정될지 여부가 불확실하다.

8. 현대 사회의 기록 관리 쟁점

현대 사회에서 기록 관리는 다양한 쟁점에 직면하고 있다. 조직 문화를 바꾸고 기록 관리 시스템을 성공적으로 도입하는 것은 주요 과제 중 하나이다. 기록 관리는 종종 조직 내에서 우선순위가 낮은 행정 업무로 여겨지지만, 부실한 기록 관리로 인한 평판 손상 사례들은 기록 관리가 조직 구성원 모두의 책임임을 보여주었다. 특히, 전자 문서 및 기록 관리 시스템(EDRMS)의 무비판적인 채택은 기록 관리 전문가들 사이에서 논란이 되기도 했다.

또한, 기록의 전체 정보 수명 주기 동안 이를 체계적으로 추적하고 관리하는 것도 중요한 문제이다. 기록이 생성된 시점부터 폐기될 때까지 언제 어디에 존재하는지를 명확히 파악하는 것은 많은 조직에게 여전히 어려운 과제이다. 기록의 수명 주기를 정확히 추적하는 것은 법적 보존 요구나 폐기 규칙을 언제 어떻게 적용해야 하는지 이해하는 데 필수적이다.

8. 1. 규정 준수 및 법적 문제

공공 행정, 의료, 법조계는 기록 관리에 대한 오랜 역사를 가지고 있지만, 일반적으로 기업 부문은 상대적으로 관심이 적었다. 하지만 엔론/아서 앤더슨 사건이나 모건 스탠리 문제와 같은 기업 스캔들이 발생하고 새로운 규정 준수 요건이 생기면서 최근 몇 년간 이러한 상황은 변화했다. 기업 기록의 보존 기간 준수나 소송 과정에서의 정보 공개 의무 등 규정 준수 문제가 중요하게 부각되었다. 미국의 사베인스-옥슬리법(Sarbanes–Oxley Acteng)과 같은 법률 제정은 기록 관리 관행의 표준화를 강화하는 계기가 되었다. 1990년대 이후 전자 기록으로의 전환이 이루어지면서, 기록 관리자와 IT 관리자 간의 긴밀한 협력이 더욱 중요해졌다. 특히 규정 준수, 위험 관리, 법적 문제 해결 등에서 협력의 필요성이 커지고 있다.

8. 2. 보안

프라이버시, 데이터 보호 및 신원 도용 문제에 대한 사회적 관심이 증가하면서, 조직 기록을 안전하게 보호해야 하는 필요성이 커졌다. 이에 따라 기록 관리자의 역할도 중요해졌으며, 불필요한 개인 정보가 남지 않도록 기록의 보존 기간 설정 및 폐기 절차에 대한 관심이 높아지고 있다.

8. 3. 투명성

정보 공개법이 널리 채택되면서 공공 행정에서 투명성과 책임성의 중요성이 커지고 있으며, 이에 따라 대중이 정보에 쉽게 접근할 수 있도록 기록을 관리해야 할 필요성이 강조되고 있다. 한국에서도 공공기관의 정보공개에 관한 법률에 따라 기록 관리의 중요성이 부각되고 있다. 예를 들어, 영국에서는 2000년 정보 공개법 제46조에 따라 정부가 공공 기관을 위한 기록 관리 실무 규정을 발표하도록 의무화했다.[20] 또한, 유럽 연합의 데이터 보호 및 환경 정보 관련 법률은 조직에게 요청 시 관련 정보를 공개하도록 요구하며, 이는 해당 기록들을 효과적으로 관리해야 할 필요성을 더욱 부각시킨다.

8. 4. 인터넷 및 소셜 미디어의 영향

위키, 블로그, 포럼과 같은 인터넷 도구와 페이스북, 트위터 등 소셜 미디어의 등장은 기록 관리 분야에 새로운 과제를 안겨주고 있다. 이러한 도구들은 기록을 매우 빠르게 생성하고 널리 퍼뜨릴 수 있으며, 때로는 익명으로 이루어지기도 한다. 이 때문에 기존의 기록 관리 방식, 원칙, 개념에 대한 재검토가 요구되고 있다.

8. 5. 종이 기록의 전자 형식 변환

점점 더 많은 정보가 디지털화되면서, 기록 관리 분야에서 중요한 과제 중 하나는 기존의 종이 기록이나 새로 들어오는 종이 문서를 전자 형식으로 바꾸는 것이다. 이렇게 변환하는 주된 이유는 저장 비용과 공간을 줄이고, 필요한 기록을 찾는 시간을 단축하기 위해서이다. 이러한 변환 작업에는 문서 스캐너, 광학 문자 인식(OCR) 소프트웨어, 전자 문서 관리 시스템(EDMS) 등이 활용된다.

9. 한국의 기록 관리 현황 및 과제

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9. 1. 기록 관리 교육 및 전문가 양성

여러 대학에서 기록 관리를 포함하는 도서관 및 정보 과학 분야의 학위 과정을 제공한다. 또한, 실무자를 위한 별도의 비학위 전문 자격증인 공인 기록 관리자(Certified Records Manager|CRMeng) 자격을 제공하는 전문 기관도 있다.

참조

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[2] 웹사이트 ISO 15489-1:2001 – Information and Documentation – Records Management – Part 1: General http://www.iso.org/i[...] International Organization for Standardization – ISO
[3] 서적 Corporate Memory: Records and Information Management in the Knowledge Age K.G. Saur/Thomson 2005
[4] 서적 Governance, Risk, and Compliance to the Handbook https://books.google[...] 2008-02-25
[5] 간행물 Contribution of records management to audit opinions and accountability in government 2017
[6] 학술지 Concepts of Record (1): Evidence, Information, and Persistent Representations 2007
[7] 학술지 The Appraisal of Modern Records https://www.archives[...] 1956-10
[8] 웹사이트 Glossary of Records and Information Management Terms, 3rd Edition http://archive.arma.[...] ARMA International 2016-09-03
[9] 웹사이트 Record http://www2.archivis[...] Society of American Archivists 2016-11-23
[10] 서적 Manual for the Arrangement and Description of Archives (1898) 1968
[11] 학술지 What Is Past Is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift http://archivaria.ca[...] 2016-11-23
[12] 웹사이트 United States Department of Defense Standard 5015.02 (DoD Std 5012.02), Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard http://jitc.fhu.disa[...] United States Department of Defense – US DOD 2007-04-25
[13] 웹사이트 Records & Information Management (RIM) - ARMA International https://www.arma.org[...] 2020-03-07
[14] 서적 Performance-Based Certification: How to Design a Valid, Defensible, Cost-Effective Program http://www.wiley.com[...] John Wiley & Sons, Inc. 2011-12
[15] 학술지 Information Governance: Sharing the IBM approach 2012-06
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[17] 학술지 A legal cross-references taxonomy for reasoning about compliance requirements 2012-06
[18] PDF https://www.ica.org/[...] 2022-03
[19] 서적 MoReq2010, modular requirements for records systems, Core services & plug-in modules, version 1.1, Volume 1 http://bookshop.euro[...] European Commission 2011
[20] 웹사이트 Records management code http://www.nationala[...]
[21] 웹사이트 https://www.archives[...] 2005-04-09
[22] 웹사이트 http://jitc.fhu.disa[...] 2005-03-16
[23] 웹사이트 http://www.nationala[...] 2006-02-13
[24] 웹사이트 http://ec.europa.eu/[...] 2007-12-25
[25] 웹사이트 MoReq: The standard of the future? http://findarticles.[...] 2008-12-20
[26] 웹사이트 http://www.eneclann.[...] 2009-02-05
[27] 웹사이트 The Society of Qualified Archivists: The Hidden Hand of the Malvine Project http://thesocietyofq[...] 2018-05-09
[28] 웹사이트 Negotiating the RM standards maze http://www.eimagazin[...] 2007-11-11
[29] 웹사이트 MoReq http://inventarisoss[...] 2008-12-20
[30] 웹사이트 Home - MoReq2 http://www.moreq2.eu 2018-05-09
[31] 웹사이트 IDABC - the Programme http://ec.europa.eu/[...] 2008-03-18
[32] 웹사이트 Electronic document and records management system (EDRMS) http://www.naa.gov.a[...] National Archives of Australia
[33] 웹사이트 Public Records Act 2005 http://gpacts.knowle[...] 2008-10-18


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